Description du poste

Rattaché(e) au Responsable Offres commerciales et en relation avec les Responsables Affaires de la BU Energies Marines et Ingénierie, vos missions sont les suivantes :

Missions liées aux appels d’offres commerciaux :
– En collaboration avec les responsables d’offres et les responsables commerciaux, vous êtes le soutien clé pour les demandes clients en phases de pré-qualifications ou de réponse à appels d’offres privés ou publics (tous pays):
o Réception et partage des demandes clients et des documents, lecture et compréhension des instructions, attribution des tâches (notamment collecte des pièces demandées : juridiques, financières, QHSE, techniques auprès des responsables de secteurs, justificatifs issus de partenaires),
o suivi d’avancement des réponses,
o constitution rigoureuse des dossiers, compilation et organisation de la documentation selon cahier des charges,
o réponse au client en anglais et archivage,
o gestion des accords de confidentialité, gestion des questionnaires de satisfaction clients, gestion des documents standards commerciaux et organisation régulière des processus de mise à jour
– Vous serez aussi ponctuellement sollicité(e) sur les demandes relatives aux activités commerciales :
o mise à jour de contacts commerciaux et clients et archivage,
o assistance à l’organisation d’évènements clients,
o suivi d’avancement de rédaction de documents standard par les membres du service

Missions liées à la documentation BU EMI:
– Gestion de l’espace documentaire : gestion des droits et des groupes, mise à niveau de l’organisation des répertoires et des conventions de nommage, entretien d’une photothèque et vidéothèque
– Mise à jour de procédures : formatage de documents et contrôle qualité

Missions liées au suivi des affaires BU EMI:
– Vous travaillez en support administratif de l’équipe affaire. Vous assurez la fiabilité des bases de pilotage de projet, préparez les réunions à la demande de l’équipe et passez des commandes sur produits ou prestations simples.
– Vos tâches les plus courantes sont :
o établir et maintenir la base de gestion des correspondances et de gestion documentaire,
o gérer la logistique des visites clients et fournisseurs (demandes d’accès et de badge, formation sécurité, réservation de vélos, demande de WIFI,…),
o créer des trames de documentation affaire : compte-rendu de réunions, bordereau d’envoi, correspondance officielle,
o gérer administrativement le quotidien de l’équipe (courrier, planning, notes affaires, déplacements, fournitures de bureau, archivage, réservation de salles, repas,…)
– Préparation de supports et consolidation de documents internes pour les instances de pilotage internes et externes, diffusion des Change Orders, gestion plan de prévention Client